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Steuern
Stolperfallen bei Kassensystemen

Bei Verwendung von PC-Kassenystemen oder elektronischen Registrierkassen (PC-Kassen, proprietäre Kassen) werden zur Anerkennung der formellen Ordnungsmäßigkeit hohe Anforderungen von Seiten der Finanzverwaltung gestellt. Diese resultieren aus der hohen Manipulationsgefahr und sind regelmäßig durch umfangreiche Rechtsprechung der Finanzgerichte bestätigt.

Erweiternd zu den bisherigen Hinweisen, Urteilen und Verwaltungsanweisungen möchte ich - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - auf folgende beliebte Stolperfallen bei der Kassenführung hinweisen:

  • Führen Sie die Kasse täglich! Eine wöchentliche oder gar monatliche Zusammenfassung der Einnahmen ist nicht zulässig.

  • Viele Kassen erstellen eine Journalrolle - heben Sie diese unbedingt auf! Im Zweifelsfall kann dies viel Ärger ersparen!

  • Umrüstung von Kassen - BMF-Schreiben vom 26.11.2010! Prüfen Sie, ob eine Umrüstung der Kasse und/oder eine neue Software nötig ist. Die kann bei neueren Kassen der Fall sein. Es müssen alle Daten elektronisch gespreichert werden. Eine Löschung der Daten mit dem täglichen Kassenabschluss ist unzulässig. Die Aufbewahrung der Journalrolle ist trotzdem weiterhin zu empfehlen!! So kann nachgewiesen werden, dass  aus dem Journal keine Buchungen gelösch wurden. Die Verwendung älterer Geräte wird bis zum 31.12.2016 nicht beanstandet.

  • Schneiden Sie nichts ab, werfen Sie nichts weg und löschen Sie keine Daten! Bewahren Sie alle Unterlagen im Zusammenhang mit der Kassenführung auf. Dazu gehören insbesondere auch Zählprotokolle, Abrechnung der Gelder mit dem Personal, ….
  • Bei PC-Kassen dürfen lt. Auffassung der Finanzverwaltung die Journaldaten ab 2002 nicht gelöscht werden und unterliegen dem Datenzugriff.

  • Neben der eigentlichen Kasse müssen evtl. auch andere Daten oder Unterlagen aufbewahrt werden, bspw. beim Einsatz von elektronischen Wagen!

  • Der Tagessummenbericht (Z-Protokoll) muss insbesondere folgende Mindestanforderungen erfüllen:
    • Name und Anschrift des Unternehmens
    • Datum und Uhrzeit des Abrufs
    • fortlaufende Z-Nummer
    • Stornobuchungen; auch als 0 Summe (Zeilen-, Rechnungs- und Managerstorno)
    • Trainingsspeicher; auch als 0 Summe
  • Trainingsspeicher und Stornobuchungen dürfen nicht unterdrückt werden. Dies berechtigt zur Zuschätzung! Prüfen Sie die richtige Ausgabe der Stornobuchungen.

  • Aufbewahrung aller weiteren von der Kasse erstellten Auswertungen (Kellnerberichte, Warengruppenberichte, Finanzberichte, Stundenberichte …)
  • Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen, bspw. Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse
  • Dokumentation aller Preisänderungen und von Systemänderungen im Kassensystem
  • Aufzeichnung der Zahlungswege (Barzahlung, Kartenzahlungen)
  • Aufzeichnung der Einsatzorte der Kasse