Ein erhebliches Rationalisierungspotenzial besteht, wenn die häufig vorkommenden PDF-Dateien elektronisch ausgewertet werden könnten. So würde beispielsweise die zeitraubende und fehleranfällige Erfassung von Summen und Salden bei der Abschlusserstellung durch einen Datenimport abgelöst. Die Zeitersparnis kann bei größeren Buchhaltungen bis zu einem Arbeitstag betragen.

Monarch 10 Pro^TM ist eine Software der Firma DATAWATCH, die eine wertvolle Ergänzung zur Vorbereitung von Daten für den Import in die Revisionssoftware ACL darstellt. Mit Hilfe von Monarch können Dateien aus verschiedenen Anwendungen (bspw. PDF-Dateien) in eine importierbare Form (etwa Excel) umgewandelt werden. Vorteilhaft ist, dass Monarch sehr anwenderfreundlich und relativ leicht bedienbar ist.

Weitere Informationen und ein Monarch-Forum finden Sie bei JOLO DATA, welches Distribution und Support für Monarch betreibt. Daneben ist JOLO DATA von DATAWATCH autorisierter Schulungspartner für Monarch.

Monarch 10 Pro

Datenübernahme	Feldliste	Tabellenansicht	PDF-Import

Die Verarbeitung einer über 4.000 Seiten langen PDF-Kontenliste mit mehr als 150.000 Buchungen dauerte mit Monarch 10 Pro bei einer Fehlerrate von 0 etwa 20 Minuten! Durch den Einsatz der Funktionen von ACL lässt sich dann eine Excel-Datei zur Übernahme der Kontenbeschriftungen sowie der Summen und Salden nach Kanzlei-Rechnungswesen erstellten.

Der Import nach ACL, die Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und die Erstellung der Datei für den Import in Kanzlei-Rechnungswesen benötigte etwa weitere 15 bis 20 Minuten. Voraussetzung sind allerdings Grundkenntnisse der Software ACL. Daneben stehen die Analysefunktionen von DATEV ACL comfort dann auch im Rahmen der Abschlusserstellung zur Verfügung.

Zwar kann grundsätzlich auch die Revisionssoftware ACL PDF-Dateien importieren, allerdings ist hier die Spezialsoftware Monarch deutlich anwenderfreundlicher und beinhaltet außerdem noch weitere nützliche Zusatzfunktionen. Monarch 10 Pro kann beispielsweise unter anderem folgende Formate als Eingabedateien verarbeiten:

• XPS- und PDF-Dateien oder Druckberichte. Neu in Monarch 10 Pro ist die Unterstützung von XPS-Dokumenten (XML Paper Spezifikation), die sich sehr einfach aus allen Anwendungen über einen Drucker erstellen lassen. Als Alternative zu PDF-Dateien oder Druckberichten - und den Problemen bei deren Verarbeitung - kann so zukünftig sicher die Nutzung elektronischer Dokumente erheblich vereinfacht werden.

• Text-Dateien oder HTML-Dateien

• Dateien aus Excel oder Access

• OLE Datenbanken oder ODBC-Datenquellen

Nach der Bearbeitung kann die Ausgabedatei (als Tabelle oder Bericht) ebenfalls in verschiedenen Formaten ausgegeben werden. Für die weitere Verarbeitung in ACL sind dazu besonders Textdateien in Tabellenform geeignet. Weitere Ausgabeformate von Monarch sind XLS bzw. XLSX, PDF, HTML, WKx oder MDB, DB, DBF.

Oft stehen die Auswertungen (Berichte) in einem ungünstigen Layout zur Verfügung. Monarch kann diese Schönheitsfehler beheben und die Daten in eine flache, d. h. einzeilige Struktur überführen. Oft wird erst dadurch eine digitale Auswertung möglich.

Umwandlung von Daten in eine einzeilige Struktur

Ansicht vor Umwadlung	Ansicht nach Umwandlung	Ausgabe Auswertung	Einstellungen Export

So werden auch andere Auswertungen analysefähig. Beispielsweise stellt Kanzlei-Rechnungswesen diverse Listen zur Verfügung, die nach der Aufbereitung mit Monarch gezielt ausgewertet werden können. Andere Anwendungsmöglichkeiten sind unter anderem Bestandslisten aus Warenwirtschaftssystemen, Daten der Anlagenbuchhaltung, Auswertungen aus der Eigenorganisation, usw.

^TM Monarch is a trademark of Datawatch Corporation.