Es bestehen vielfältige Einsatzmöglichkeiten für die digitale Datenanalyse mit DATEV ACL comfort in der Beratungspraxis. Nachfolgend sollen Ihnen zukünftig einige Beispiele gezeigt werden.

Aus praktischer Sicht - ohne Anspruch auf Wissenschaftlichkeit - hat sich folgende Herangehensweise als nützlich erwiesen:

Die Tabelle - Tabelle = Datenanalyse!

Sehen Sie eine Tabelle denken Sie bitte an die digitale Datenanalyse. Tabelle ist alles was mehrere Zeilen und mindestens eine Spalte hat! Buchhaltungsdaten, Kontoauszüge, Telefonlisten, … - im Informationszeitalter sind Tabellen allgegenwärtig.

Nüchtern betrachtet sind das nur eine Unmenge von Werten (Zahlen, Wörter, Datumsangaben) mit denen man so nichts anfangen kann. Erst durch die digitale Datenanalyse werden daraus verwertbare Informationen die uns oft in Staunen versetzten!

Was will ich wissen? Was interessiert mich? Die prüferische Fragestellung!

Am Anfang steht immer ein Problem oder eine Frage. Oft kann die Problematik am Einfachsten oder auch nur mit der digitalen Datenanalyse gelöst werden.

Welche Daten stehen zur Verfügung?

Voraussetzung ist, dass Daten in digitaler Form zur Verfügung stehen. Es können aber auch mittels einer OCR-Software Papierdokumente, PDF- oder TIF-Dateien in eine digital auswertbare Form umgewandelt werden. In Abhängigkeit vom Umfang und der Qualität der Dokumente kann der erhöhte Aufwand durchaus vertretbar sein.

Gleiche Daten können in verschiedener Form vorliegen. Buchhaltungsdaten liegen beispielsweise als Einzelblatt-, Primanotabuchungen, … vor. Es sollte die ausgewählt werden, die am ehesten Erfolg verspricht.

Daten aus verschiedenen Anwendungen.

Manchmal benötigt man Daten aus verschiedenen Anwendungen. Wollen Sie Differenzen im Bankkonto suchen brauchen Sie dazu neben dem Konto Bank der Finanzbuchhaltung auch die elektronischen Bankdaten, etwa aus dem Kontoauszugsmanager oder dem Bankingprogramm.

Umfang - Viel hilft viel!

Auch der Umfang der Daten sollte vorab geprüft werden. Werden alle Buchungen benötigt oder nur einzelne Konten? Wenn der Weg der Datenanalyse noch nicht feststeht ist es zumeist zweckmäßig, mehr Daten zu importieren - viel hilft auch manchmal viel. Das spart im Zweifel später den Aufwand eines nochmaligen Datenimports.

Importformat - Besser etwas schwerer!

Als Importformat sollten Daten ASCII-Daten (TXT, CSV, …) vorgezogen werden. Der Aufwand ist zwar geringfügig größer als bei Excel, aber anderweitige Vorteile überwiegen deutlich. Vergewissern Sie sich, ob die Daten vollständig angekommen sind. Fehler können auch in einem unvollständigen Datenexport begründet sein!

Vorbereitung der Analyse - Prüfung der Datenstruktur!

Prüfen Sie die Datenstruktur! Machen Sie sich vor der eigentlichen Analyse noch einmal mit dem Inhalt der Datentabelle vertraut. Was beinhalten die Spalten genau? Die eigene Vorstellung stimmt nicht unbedingt!

Bei Buchhaltungsdaten kann beispielsweise erst einmal ein Konto erstellt werden. Wenn dieses mit dem Original übereinstimmt, ist man schon einen Schritt weiter. Neben dem eigentlichen Inhalt der Spalten sollte beispielsweise auch auf das Buchungsverhalten geachtet werden.

Legen Sie dann ggf. noch erforderliche Spalten, evtl. den Wochentag zum Buchungsdatum an. ACL unterstützt Sie dabei mit einem Ausdrucksgenerator. Durch die Erstellung weiterer Spalten steigern sich die Auswertungsmöglichkeiten enorm!

Auswahl der Verfahren zur Datenanalyse - Am Anfang muss man probieren!

Die Möglichkeiten zur Analyse der Daten in ACL sind immens. Die Auswahl eines geeigneten Verfahrens ist abhängig vom Problem und den Daten. Daneben spielen natürlich die Programmkenntnisse eine erhebliche Rolle.

Insbesondere bei den ersten eigenen Analysen sollte das Ergebnis auf Plausibilität überprüft werden, um zu verhindern, dass die „Logik“ uns einen Streich gespielt hat.

Für die Differenzen im Bankkonto bietet es sich an die Summenstrukur des Buchungstages in beiden Tabellen zu bestimmen, diese als eigene Tabellen zu speichern. Anschließend werden beide Tabellen zusammenzuführen und die Differenzen sind erkennbar. 

Können noch weitere Informationen gewonnen werden?

Halten Sie die Augen offen! Es kommt am Ende manchmal mehr raus als am Anfang gedacht.