Die direkte Übernahme von Buchungsdaten mit Schnittstellen erleichtert die Erstellung von Jahresabschlüssen erheblich. Leider verfügen nicht alle Programme über die erforderlichen Funktionen für den Datenexport oder es treten dabei Fehler auf, die letztlich ein Einspielen verhindern. Es bleibt dann nur der klassische Weg, die Summen und Salden vorzutragen.

Die Datenübernahme aus Fremdbuchhaltungen kann mit DATEV ACL comfort deutlich erleichtert werden. Unter günstigen Umständen ist es sogar möglich, die komplette Buchhaltung einzuspielen. Dadurch entstehen erhebliche Rationalisierungseffekte. Ob eine Datenübernahme möglich ist hängt vor allem von dem zur Verfügung gestellten Ausgangsmaterial ab. Besonders gebräuchlich sind PDF-Dateien. Zukünftig kommen sicher auch verstärkt XPS-Dateien zum Einsatz, deren Verarbeitung weitere Vorteile verspricht. PDF- und XPS-Dateien können mit Monarch 10 Pro für den Import in ACL vorbereitet werden.

1. Schritt - Welches Ausgangsmaterial steht zur Verfügung?

• Ausdrucke auf Papier

Durch den Einsatz einer OCR-Software - meine Kanzlei verwendet OmniPage Professional 17 - können diese Dokumente digitalisiert und als Excel-Datei ausgegeben werden. Die Erkennbarkeit hängt stark von Druck- und Papierqualität ab. Der Seitenumfang sollte nicht zu groß sein (etwa 10 bis 20 Seiten) und die Vollständigkeit der Daten muss unbedingt überprüft werden. Daher eignet sich die Umwandlung von Papierdokumenten insbesondere für Summen- und Saldenlisten, Hauptabschlussübersichten und ähnliche Dokumente. Die so entstandene Excel-Datei kann dann sofort weiter verarbeitet werden.

• XPS- oder PDF-Dateien

XPS- und PDF-Dateien werden mit Monarch 10 Pro verarbeitet. Dadurch können auch sehr umfangreiche Dokumente mit mehreren Tausend Seiten genutzt werden. Dies sind insbesondere Journale und Kontenausdrucke. Die Effektivität hängt vor allem von der „Qualität“ der zur Verfügung gestellten Dateien ab. Unter Umständen können auch bei PDF-Dateien Probleme auftreten. Vorteilhafter erscheint daher die Verwendung von XPS-Dateien, die über einen im Betriebssystem von Microsoft zur Verfügung gestellten Standartdrucker (Microsoft XPS Document Writer) herstellbar sind.

Die Verwendung von Kontenausdrucken oder Journalen ermöglicht eine konsistente Datenübernahme, da so die übernommenen Summen- und Salden dem Buchungsstand entsprechen und Fehlern oder Manipulationen vorgebeugt wird.

Nach der Überführung der Daten in eine flache Struktur und der Ausgabe als Tabelle in bspw. Text-, CSV- oder Excel-Datei stehen diese für den Import in ACL zur Verfügung.

• Excel- oder CSV-Dateien

Können Buchhaltungssysteme Auswertungen als Excel- oder CSV-Dateien erstellen, ist eine Umwandlung in eine elektronische Form nicht erforderlich. Es besteht aber die Gefahr Daten un- oder beabsichtigt zu verändern. Später lassen sich die Ursachen dafür kaum feststellen.

• Export nach GDPdU

Im Rahmen der Abschlusserstellung aus Fremdbuchhaltungen sollte immer ein Datenexport nach GDPdU mit angefordert werden. Damit stehen alle Daten automatisch in einer geeigneten Form zur Verfügung. Schwierigkeiten treten gelegentlich bei „unsauberen“ GDPdU-Exporten aus den Fremdbuchhaltungsprogrammen auf.

2. Schritt - Erstellung einer importierbaren Datei

Je nach vorhandenem Ausgangsmaterial muss eine Text- oder CSV-Datei erstellt werden, die zum Import in Kanzlei-Rechnungswesen geeignet ist. Dazu sind der Eröffnungsbilanzwert mit Soll-Haben-Kennzeichen, die Jahresverkehrszahl Soll und die Jahresverkehrszahl Haben unerlässlich. In Summen- und Saldenlisten liegen diese Angaben bereits vor. Wurden Einzelbuchungen in die Revisionssoftware ACL übernommen, ist mit der Summenstruktur die Vollständigkeit des Datenmaterials leicht überprüfbar. Als Vergleichswerte dienen die importierten Kontrollsummen der Konten. Die in ACL erstellte Summenstruktur kann direkt kopiert und in eine Excel-Datei eingefügt werden.

Vorbereitung mit ACL

ACL Tabellenlayout	ACL Spalte Verprobung	Summenstruktur

Als Ergebnis sollte eine Datei mit der im Anschluss an diesen Absatz beispielhaft dargestellten Struktur vorliegen. Pflichtspalten sind dabei die EB-Werte mit Soll-Haben-Kennzeichen, die Kontonummer und die Jahresverkehrszahlen Soll und die Jahresverkehrszahlen Haben (die Reihenfolge der Spalten ist für den Import unerheblich und hier nur beispielhaft gewählt). Auf einer importierten Summe- und Saldenliste liegen auch die Kontenbezeichnungen vor. Sie sollten zur korrekten Abbildung der Buchhaltung unbedingt mit importiert werden.

3. Schritt - Datenimport in Kanzlei-Rechnungswesen (Stapelverarbeitung)

In der Stapelverarbeitung von Kanzlei-Rechnungswesen gibt es die Möglichkeit des ASCII-Imports von Summen- und Salden, die als .txt oder .csv-Dateien vorliegen. Es existiert dazu das vorgefertigte Format Summen- und Saldenliste. Dieses kann nicht an individuelle Anforderungen angepasst werden. Ist das notwendig, müssen eigene Formate für die Summen- und Saldenübernahme angelegt werden. Nach Einarbeitung in die Problematik ist das ohne großen Zeitaufwand möglich.

Soll das Standardformat genutzt werden, wäre eine Tabelle mit den Spalten Konto, Beschriftung, EB-Wert Soll, EB-Wert Haben, JVZ Soll und JVZ Haben in genannter Reihenfolge notwendig. Es wird empfohlen die EB-Werte und die Jahresverkehrszahlen in getrennten Vorläufen zu übernehmen, da alle Übernahmen nur zu einem einheitlich Datum möglich sind. Diese Verfahrensweise verschafft höhere Transparenz, erfordert aber die Modifikation des Standardformats.

Datenübernahme Kanzlei-Rechnungswesen

Importformat DATEV	Daten importieren	Importformate ändern

Wir empfehlen die Anlage eines Formates für die Summen- und Salden, das den üblichen Summen- und Saldenlisten angepasst ist. Da die EB-Werte meist mit einem Wert und ggf. einem separaten Soll-/Haben-Wert vorliegen, sollte eine vorzeichenbehaftete Spalte EB-Soll-Haben kreiert werden. Über Leerfelder können vorhandene, nicht einspielrelevante Spalten ausgeblendet werden. Oberhalb ist in der rechten Abbildung ein Beispielformat abgebildet.

Tipp - Es lassen sich nicht nur die Jahresverkehrszahlen einspielen, sondern auch Einzelbuchungen, etwa aus den Anlagekonten. Nach Stornierung der Jahresverkehrszahlen ermöglicht dies die Erfassung der Inventare mit der Soforterfassung von ANLAG. Diese Einzelbuchungen müssen dann aber ebenfalls gegen Summervortrag und nicht gegen die ursprünglichen Konten vorgetragen werden.