Bundesministerium der Finanzen, IV A 4 - S-0316 / 08 / 10004-05 Schreiben (koordinierter Ländererlass) vom 28.01.2010
Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften; Entwurf eines BMF-Schreibens
Endgültige Fassung - BMF-Schreiben vom 26.11.2010!
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Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen gebuchten Geschäftsvorfälle Folgendes:
Moderne Registrierkassen können in PC-Kassen/PC-gestützte Kassensysteme (Kassentyp 1) und elektronische Registrierkassen (Kassentyp 2) unterteilt werden. PC-Kassen/PC-gestützte Kassensysteme verfügen regelmäßig über ein handelsübliches Betriebssystem und ein dauerhaftes Speichermedium. Elektronische Registrierkassen basieren regelmäßig auf einem herstellerspezifischen Betriebssystem und besitzen oft nur ein flüchtiges Speichermedium.
Grundsatz: Einzelaufbewahrungspflicht für alle Registrierkassentypen
Nach § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO sind Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 AO seit dem 1. Januar 2002 in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. Die Registrierkassen (Kassentyp 1 und 2) sowie die mit ihnen erzeugten Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoB S)" vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten ist unzulässig. Eine ausschließliche Vorhaltung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten (Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten) innerhalb einer Registrierkasse nicht möglich, muss eine unveränderbare und maschinell auswertbare Speicherung auf einem externen Datenträger erfolgen. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden Kassensystem ermöglichen.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Registrierkassen sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jede einzelne Registrierkasse getrennt geführt und aufbewahrt werden.
Ausnahme: Erleichterung nur für elektronische Registrierkassen (Kassentyp 2) unter bestimmten Voraussetzungen
Wenn im Übrigen die GoBS und die GDPdU beachtet werden, ist die Aufbewahrung aller zur Erfüllung der für die Einzelaufzeichnungspflicht notwendigen digitalen Unterlagen bei elektronischen Registrierkassen (Kassentyp 2) nur dann nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Beim Einsatz dieses Kassentyps kann dies nur dann angenommen werden, wenn die nachfolgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die folgenden Daten müssen nach den Vorschriften der §§ 146, 147 AO aufgezeichnet und aufbewahrt werden:
a) die Tagesendsummenbons mit den Mindestbestandteilen:
- fortlaufender Nullstellungszähler
- nach Steuersätzen unterteilte Umsätze
- Trainingsumsätze
- Name des Unternehmers bzw. des Unternehmens
- Datum des Abrufs
- Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
- Entgeltminderungen
- Barentnahmen, Bareinlagen, Kassentransit, wenn eine Buchführungspflicht besteht bzw. tatsächlich freiwillig Bücher geführt werden oder freiwillig ein geschlossenes Kassenbuch geführt wird
- offen ausgewiesene Summe der Korrekturbuchungen (z. B. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren),
b) tatsächlich geführte Kellner- bzw. Bedienerberichte (täglich, für jeden Bediener der Registrierkasse) und Stundenberichte,
c) Einzelbons für Korrekturbuchungen abgeschlossener Bons (z. B. für Managerstornos und Nach-Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren),
- die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation zusätzlicher Software über IDEA und Smart X hinaus möglich sein,
- die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreisänderungen, Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeicher usw.), wobei deren Vollständigkeit durch fortlaufende Nummerierung und das Datum des Abrufs belegt sein muss, ebenso alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.
Unberührt von der Vereinfachung bleibt die Verpflichtung zur digitalen Aufbewahrung elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. d. § 14 UStG, die nicht Kleinbetragsrechnungen i. S. d. § 33 UStDV sind.
Soweit unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren) in einer elektronischen Registrierkasse (Kassentyp 2) erfasst werden, ist die Aufbewahrung der von den Kartenterminals erstellten Einzelbons nur dann nicht erforderlich, wenn eine getrennte Aufzeichnung der Zahlungsart in der Registrierkasse und den darauf basierenden Aufzeichnungen erfolgt, so dass ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet ist.
Die Ausführungen zu der Erleichterungsregelung gelten auch für Waagen, die zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen genutzt werden und damit Registrierkassenfunktion haben, entsprechend.
In Taxametern werden ebenfalls steuerlich relevante Daten aufgezeichnet und gespeichert. Daher müssen auch sie den GoBS und den GDPdU entsprechen. Grundsätzlich sind daher alle steuerlich relevanten Daten, die im Taxameter elektronisch erzeugt werden, elektronisch aufzubewahren und unterliegen dem Datenzugriff. Das Aufbewahren aller steuerlich relevanter Daten ist nur dann nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Taxameter sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes Taxameter getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die Ausführungen für die Erleichterungsregelung bei elektronischen Registrierkassen (Kassentyp 2) gelten insoweit sinngemäß. Statt der Tagesendsummenbons müssen dabei alle digitalen Unterlagen, die Grundlage für die Eintragungen auf dem Schichtzettel i. S. d. BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl II S. 599) sind, aufbewahrt werden. Diese digitalen Unterlagen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen und, ohne Installation zusätzlicher Software, über IDEA / Smart X importierbar sein. Im Einzelnen können dies sein:
- Name und Vorname des Fahrers
- Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende)
- Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter
- Anzahl der Touren lt. Taxameter
- Summe der Einnahmen lt. Taxameter
- Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende)
- Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters
- Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV - Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
- Summe der Gesamteinnahmen
- Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer
- Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrechnungsfahrten)
- Summe der verbleibenden Resteinnahmen
- Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge
- Kennzeichen der Taxe
Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.
Die vorgenannten Regelungen gelten entsprechend für Wegstreckenzähler in Mietwagen.
Aus Billigkeitsgründen kann die Erleichterungsregelung des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 (BStBl I S. 34) für elektronische Registrierkassen (Kassentyp 2) bis zum 31. Dezember 2011 weiter angewendet werden.
Für Taxameter und Wegstreckenzähler, die die aufgezeichneten Daten bauartbedingt nicht aufbewahren können, gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2011.
Die Erleichterungsregelungen dieses BMF-Schreibens gelten befristet bis zum 31 .Dezember 2016.